素彩office教程

　　在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。

　　下面就分别给大家提供Word2003和Word2007邮件合并功能制作过程及使用方法。学习掌握邮件合并的功能，相信可以为你以后的工作中节省不少时间，下面就让我们一起来学习吧！

　　Word2003邮件合并功能使用方法（成绩单的制作）

　　一、建立数据源
　　1、启动Excel，建立含有学生月考考试成绩表（4月份）的工作簿——“月考成绩”文件，（如下图）。



　　说明：数据源是一个文件，该文件包含了合并文档各个副本中的数据。把数据源看作一维表格，则其中的每一列对应一类信息，在邮件合并中称为合并域，如成绩表（4月份）中的学生姓名；其中的每一行对应合并文档某副本中需要修改的信息，如成绩表中某学生的姓名、语文成绩、数学成绩等信息。完成合并后，该信息被映射到主文档对应的域名处。

　　小提示：工作表的第一行一般是标题记录，第二行起为数据记录。

　　2、用Excel提供的函数Average、Max求出班内各门考试科目的平均分和最高分，并记录在案。

　　二、创建合并主文档，并设置主文档类型
　　1、启动Word2003 ，建立“月考成绩单”主文档，并录入各科班内最高分和平均分，（如下图所示）。



　　小提示：此时设置的主文档格式也将决定各个副本的显示和打印效果；为了节约用纸，也可将页面分为两栏或者多栏。

　　2、单击菜单栏中的“视图”选项，在弹出的下拉菜单中指向“工具栏”，然后再单击“邮件合并”选项，则在窗口上显示“邮件合并工具栏”。或者，也可以单击菜单栏上的“工具”选项，然后在其弹出的下拉菜单中指向“信函和邮件”选项，再单击“显示邮件合并工具栏”选项。

　　3、单击邮件合并工具栏上的“设置文档类型”按钮，选择“目录”型主文档并单击“确定”按钮，（如下图）。



　　三、连接到数据源文件并选择工作表

　　单击邮件合并工具栏上的“打开数据源”按钮，然后选择以上创建的数据源文件——月考成绩，再选择此次合并数据所在的工作表（4月份）并单击“确定”按钮，（如下图所示）。



　　四、向主文档插入合并域

　　先将光标定位在需要插入合并域的位置上，然后单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，选择需要插入的合并域，并按“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，这样就完成了一个合并域的插入。重复以上操作，直至将所需插入的合并域全部插入为止，（如下图所示）。



　　注意：此时可先将主文档保存，以防意外发生。

　　五、合并数据源到新文档
　　1、单击邮件合并工具栏上的“合并至新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”记录，并按“确定”按钮，（如下图所示），则可以生成数据源中所有学生个人的成绩单新文档。



　　2、检查新文档的合并效果，如果在页面内出现的学生个人成绩单有不完整的，则可以在主文档中增加空行、调整行间距或主文档的页边距。