在“通讯簿导出工具”对话框中，单击“文本文件(以逗号分隔)”，然后单击“导出”。
在“将导出文件另存为”框中，为导出的文件键入一个文件名，然后单击“浏览”。
在“另存为”对话框中，在“保存位置”列表中选择文件的保存位置，然后单击“保存”。将数据文件保存在“我的文档”文件夹的“我的数据源”文件夹中是很方便的。Word 在邮件合并期间浏览数据文件时，首先会在该位置中搜索这些文件。
单击“下一步”。选中要导出的域旁边的复选框，然后单击“完成”。
注释 在决定导出哪些域时，请考虑要用邮件合并创建的套用信函、电子邮件或标签。例如，如果您决不会在合并的文档中包含昵称或个人网站，则不要导出这些域。
如果出现导出过程已完成的消息，请单击“确定”。
要关闭“通讯簿导出工具”对话框，请单击“关闭”，然后退出 Outlook Express。
当回到 Word 执行邮件合并，并进行到连接数据文件的步骤时，请单击“使用现有列表”选项，并通过浏览找到刚才导出的 .csv 文件。在文件打开之前，可能会要求您选择使用什么分隔符将地址列表中的各列彼此分隔开。单击“逗号”，然后单击“确定”。
返回到 Outlook 提示
如果已有 Microsoft Office Excel 工作表、Microsoft Office Access 数据库或其他类型的数据文件，请单击“使用现有列表”，然后在“选择数据源”对话框中找到所需文件。
对于 Office Excel，可以从工作簿内的任何工作表或命名区域中选择数据。对于 Office Access，可以从数据库中定义的任何表或查询 （查询：在数据源中查找所有符合指定条件的记录的方法。查询可以包括操作符、问号、通配符和括号，以缩小搜索范围。）中选择数据。对于其他类型的数据文件，请在“选择数据源”对话框中选择文件。如果列表中未列出所需文件，请在“文件类型”框中选择适当的文件类型或选择“所有文件”。在邮件合并中，可以使用以下类型的数据文件：
来自基于文件的单层数据库程序的文件，这些数据库程序已安装了 OLE DB （OLE DB：一种实现高效网络、并通过 internet 访问许多数据源类型的组件数据库架构，这些数据源包括：关系数据、邮件文件、平面文件和电子表格。） 提供程序或 ODBC （开放式数据库连接 (ODBC)：在数据库和程序间共享数据的标准方法。ODBC 驱动程序使用标准结构化查询语言 (SQL) 获得外部数据的访问权限。） 驱动程序（2007 Microsoft Office System 附带了许多这类数据库程序）。
包含单个表的 HTML 文件。表的第一行必须包含列名，其他行必须包含数据。
电子通讯簿：
Microsoft Office Outlook 通讯簿
Microsoft Schedule+ 7.0 联系人列表
用 MAPI （MAPI：Microsoft 接口规范，允许不同的邮件处理和工作组应用程序（如电子邮件、语音邮件和传真）通过单个客户程序使用。） 兼容的邮件系统（如 Microsoft Office Outlook）创建的任何类似地址列表。
Microsoft Office Word 文档。该文档只应包含一个表。表的第一行必须包含标题，其他行必须包含要合并的记录。还可以使用域名源 （标题源：包含标题行（或标题记录）的文档，该标题行与指定用于邮件合并主文档的数据源共同使用。）作为数据源。
任何包含由制表符或逗号分隔的数据域 （数据字段：分类信息，一个数据字段对应于数据源中的一列信息。每个数据字段的名称在数据源的第一行（标题行）中列出。例如，“邮编”和“姓氏”都是数据字段名称。）以及由段落标记分隔的数据记录 （数据记录：对应于数据源中一行信息的一组完整的相关信息。例如，客户邮件列表中的有关某位客户的所有信息为一条数据记录。）的文本文件。
关于在 Office Excel 中设置数据格式的提示
如果数据文件是包含百分数、货币值或邮政编码的 Office Excel 工作表，则可以使用动态数据交换 (DDE) 从 Word 连接 Excel 工作表来保留数据的数值格式。例如，您可确保数据文件中的 5 位邮政编码 07865 不显示为数字 7865（无前导零）。
连接工作表之前，请在 Word 中执行下列操作：
单击“Microsoft Office 按钮”，然后单击“Word 选项”。
