在数据结构化文档中，可以分别定义文档语义（内容的意义）与文档显示（内容的表现形式）。例如，可以使用 Microsoft Office Word 2007 创建发票，在其中将一个数字定义为“总计”。要将该数字确定为“总计”，不必依赖于格式（如粗体）或位置（如表格最后一行）。作为数据结构化文档，该发票包含在语义上可识别的内容（包括“总计”），可以进行提取和处理，并独立于 Office Word 2007。
文档中数据的这种流动性是可以实现的，因为数据遵循可扩展标记语言 (XML) 的规则，可扩展标记语言是一种结构化数据的非专有开放协议。
Office Word 2007 提供了创建数据结构化文档的功能，以实现以下三种情况：
1、通过使用默认的文件格式实现文档处理
2、将自定义业务流程合并到文档
3、在 XML 架构下用 XML 元素标记内容
