素彩office教程

Microsoft Office 2003 和 2007 Office 发布版的专业版都提供强大的 XML 支持。

　-Office Excel 2007、Office Word 2007 和 Office PowerPoint 2007 都使用 XML 作为默认文件格式，此更改具有多种优点。
　　-较小的文件大小。与 Office 早期版本中使用的二进制格式相比，新格式使用 ZIP 和其他压缩技术使文件大小减少 75%。
　　-简化了信息恢复过程并具有更强的安全性。XML 是用户可读的，因此如果文件已损坏，您可以在 Microsoft 记事本或其他文本阅读器中打开该文件，然后至少可以恢复一些信息。另外，新文件会更安全，因为它们不能包含 Visual Basic for Applications (VBA) 代码。如果您使用新格式创建模板，则所有 ActiveX 控件和 VBA 宏都驻留在文件中的单独且更安全的部分中。另外，您还可以使用文档检查器等工具删除所有个人数据。有关使用文档检查器的详细信息，请参阅从 Office 文档中删除隐藏数据和个人信息一文。
　　-更强的可移植性和灵活性。由于 XML 以文本格式而不是专用的二进制格式存储数据，因此客户可以定义他们自己的架构并以多种方式使用您的数据而无须支付版税。有关新格式的详细信息，请参阅开放式 XML 文件格式简介。
　-每个 Office 程序都附带不同的工具集。您在 Word 中使用的用户界面和过程与您在 Excel 或 PowerPoint 中使用的用户界面和过程不同。这是为什么？因为适用于 Word 的功能不一定适用于 Excel，等等。
　-只要 XML 是标准格式的，Office 程序就可以使用其他供应商的架构、转换和数据。
　-某些 Office 程序在后台使用 XML，而某些程序（如 Microsoft Office OneNote™）根本不支持 XML。了解 Office 程序如何支持 XML 的最好方法是启动相应程序的联机帮助，并搜索 XML。

目前为止没什么问题，但是，如果 XML 数据没有架构会怎么样呢？支持 XML 的 Office 程序有办法帮助您处理数据。例如，如果您在 Word 中打开没有附加架构的 XML 文件，Word 将同时显示标记和数据，并允许您在文件创建者或 IT 部门提供转换的情况下应用转换。至少，您可以查看文件中的标记和数据。

相反，如果您打开没有架构的 XML 文件，Excel 将自行推断架构，随后会允许您选择将此数据加载到只读文件中，或将数据映射到 XML 列表（在 Microsoft Office Excel 2003 中）或 XML 表（在 Office Excel 2007 中）中。您可以使用 XML 列表和表对数据进行排序、筛选或计算。

Office 专业版 2007 和 Microsoft Office 2003 都提供相同的 XML 工具集。在 Office 专业版 2007 中，必须先启用 XML 支持，然后从不同的位置启动这些工具。不过，在启动这些工具后，它们在 Microsoft Office 2003 和 Office 专业版 2007 中的工作方式相同。以下步骤介绍如何启动 Office Excel 2007 和 Office Word 2007 的 XML 工具。

注释：Microsoft Office Access 2007 在默认情况下会启用其 XML 工具，因此如果您使用的是 Access，则可以跳过前面的步骤。

启用 Office Excel 2007 和 Office Word 2007 中的 XML 工具

　1、在 Excel 或 Word 中，单击“Office 按钮”，然后单击“Excel 选项”或“Word 选项”，具体取决于所打开的程序。
　2、单击“个性化”。
　3、在“使用应用程序名称 时采用的首选项”下，选择“在功能区显示‘开发工具’选项卡”，然后单击“确定”。

注释：功能区是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分。

启动 Office Excel 2007 和 Office Word 2007 中的 XML 工具

　-无论在哪个程序中，请在“开发工具”选项卡上单击“XML”组中的任何可用命令。

启动 Office Access 2007 中的 XML 工具

　1、单击“外部数据”选项卡。
　2、请执行下列操作之一：
　　-在“导入”组中，单击“XML 文件”。
　　-在“导出”组中，单击“更多”，然后单击“XML 文件”。